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- 社員等の個人情報の取り扱いについて -

1.社員等の個人情報の利用目的

当社は、以下の内容の社員等の個人情報をそれぞれ以下の目的で利用します。
1)役員および社員(派遣社員を含む)の個人情報の利用目的

項目 具体的内容 利用目的
社内開示情報 氏名、社員番号、所属部署、役職、入社年月日、資格、雇用形態、社員用メールアドレス
住所、年齢、生年月日、性別、電話番号、顔写真等
業務連絡
雇用人事管理、配属(出向・転籍を含む)、社員名簿の作成、その他雇用管理のため
賃金関係情報 年収、月収、賞与等、給与の決定方法、退職金等 給与等の決定および支払、源泉徴収手続き、社会保険関係の手続き、退職金および福利厚生、財形、その他雇用管理のため
人事情報 人事考課、学歴、資格・免許、職位、職歴、懲戒・表彰等 人材の把握、配属先・担当職務の決定、出向・転籍、研修・能力開発、昇格・降格、その他雇用管理のため
家族、親族情報 家族構成、同・別居、扶養の有無、健康状態等 給与等の決定、源泉徴収手続き、社会保険関係の手続き、育児・介護休業等、福利厚生、その他雇用管理のため
身体、健康情報 健康状態、病歴、心身の障害、健康診断結果等 健康管理、適正な就業環境の確保、休職等、配属先の決定、労働時間管理、その他雇用管理のため

2)採用応募者等(インターシップを含む)の個人情報の利用

項目 具体的内容 利用目的
基本情報 氏名、住所、年齢、生年月日、性別、電話番号、顔写真等 採否の検討・決定、採用条件の検討・決定、問い合わせ対応、事務連絡等のため
賃金関係情報 年収、月収、賞与等、給与の決定方法等
人事情報 学歴、成績証明書、健康診断書、資格・免許、職位、職歴等
家族、親族情報 扶養の有無等

3)退職者の個人情報の利用目的

項目 具体的内容 利用目的
基本情報 氏名、住所、年齢、生年月日、性別、電話番号、顔写真等 各種人事データ作成、年金業務、退職後の連絡等のため
賃金関係情報 年収、月収、賞与等、給与の決定方法、退職金等
人事情報 人事考課、学歴、資格・免許、職位、職歴、懲戒・表彰、業務引継書等
家族、親族情報 家族構成、同・別居等
身体、健康情報 健康状態、病歴、心身の障害、健康診断結果等

2.社員等の個人情報の共同利用

当社は、以下の内容の社員等個人情報をそれぞれ以下の目的で共同利用します。共同利用者とは秘密保持契約を締結し管理の徹底を図ります。

(1)業務連絡のための共同利用
大丸株式会社、株式会社RCセンター、アジア・パルプ・アンド・ペーパー北海道株式会社、株式会社アスパック、コクヨ北海道販売株式会社、佐藤包装紙器株式会社、株式会社サンクレエ、大丸サービス株式会社、大丸藤井セントラル株式会社、十勝包装資材株式会社、ニットー物流株式会社、パピルス化成株式会社(以下、「関係会社」という)との業務連絡のための共同利用については以下の通りと定める

共同利用する項目 上記1)の社内開示情報
共同利用者の範囲 関係会社および関係会社と業務委託契約等を締結している業務委託先会社(請負先含む)
共同利用者の利用目的 業務連絡のため
共同利用に際しての管理責任者 当社の個人情報保護管理責任者および各会社の個人情報保護管理責任者

(2) 事業運営のための共同利用
関係会社との事業運営のための共同利用については以下の通りと定める

共同利用する項目 上記1)、2)、3)に定める社員等個人情報のうち、下記利用目的の達成に必要な項目
共同利用者の範囲 関係会社および関係会社と出向契約を締結した会社、社会保険、企業年金基金および福利厚生取り扱い会社
共同利用者の利用目的 雇用管理、福利厚生のため
共同利用に際しての管理責任者 当社の人事部長および各関係会社の常勤役員

3.社員等の個人情報の開示、訂正削除および利用停止について

社員等個人情報の「利用目的の通知」、「開示」、「訂正、追加または削除」、「利用停止」の求めおよび苦情の申出について、以下のとおりとします。
1)社員等個人情報の開示手順

1)当該窓口への開示を求めた申出者に対し、当社が用意する「個人情報開示訂正依頼書」ならびに当該依頼書を記載した手続き等案内書を送付します。

2) 当該依頼書等を受領した申出者は、手続き等案内書に記載された当社指定の方法で、依頼書送付先に必要事項を記入済みの当該依頼書および 当社指定の本人確認書類を送付していただきます。代理人による申請の場合は、代理人確認書類も合わせて送付していただきます。

3) 当社の指定する依頼書送付先窓口にて、当該必要記入済みの当該依頼書および本人確認書類を受領したのち、当社は 手続きを開始します。ただし、以下のいずれか(以下、「不開示事由」という)に該当する場合はその全部または一部に応じないことがあります。

・本人または第三者の生命・身体・財産その他の権利利益を害する恐れがある場合。
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合。
・他の法令に違反することになる場合。

2)社員等個人情報の訂正等手順および利用停止等手順

1) 当該窓口への訂正等の求めに対し、申出者から対象となる情報を特定するに足りる事項が提示された場合で、利用目的の達成に必要であると当社が判断した場合は、その結果に基づき訂正等を行います。

2) 当該窓口への利用停止等の求めに対し、申出者から対象となる情報を特定するに足りる事項が提示された場合で、その求めに理由があると判明したときには、利用停止等を行います。ただし、不開示事由に該当する場合はその全部または一部に応じないことがあります。

4.お問い合わせ

住所:〒003-0803 札幌市白石区菊水3条1丁目8-20

大丸株式会社 社員個人情報および特定個人情相談窓口 (人事部)

電話:011-818-2114
(受付時間10:00~17:00(土日祝日、年末年始除く))
FAX : 011-821-2305

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